Chargé d'Accueil et d'Administration H/F - Maison de Begon

Le ou la chargé (e) d'accueil et d'administration a un rôle essentiel dans l'image de notre association. Il ou elle contribue, par son attitude positive et la qualité de son accueil, à véhiculer les valeurs de la Maison de Bégon
Missions :
- Prendre en charge l'organisation de l'accueil, l'orientation et l'information (en face à face, par mail ou par téléphone)
- Animer un espace d'accueil convivial
- Gérer l'administration de l'accueil et de billetterie
- Gérer la logistique des salles en fonction des évènements/projets de la Maison de Bégon

Accueil
- Accueil physique du public : répondre aux demandes et/ou orienter vers l'interlocuteur concerné (renseignements, demande de rendez-vous, proposition programmation, occupation des locaux, sollicitations sur projets, .) ou partenaires
- Accueil des intervenants des pratiques artistiques : interface entre intervenants, adhérents et équipe MB
- Chargé(e) de l'affichage du sas de l'accueil
- Apporter une attention particulière aux personnes en difficulté du quartier (et relayer au médiateur)

Administration/Finances
- Traitement des appels téléphoniques et mails
- Billetterie : utilisation du logiciel dédié, pour gérer le fichier adhérents, l'encaissement des entrées, cotisations, stages, vente produits divers
- Paramétrage général du logiciel
- Resp. de la caisse de l'accueil : fonds de caisse, comptage fin de journée.
- Gestion administrative des cours hebdomadaires (conventions, cahier présence, coût, .)
- Suivi stock fournitures
- Fonction support administratif des projets de la Maison de Bégon

Logistique
- Réaliser un suivi quotidien des outils logistiques : planning des salles, utilisation du matériel
- Gestion hebdo avec la permanence Mairie pour fermetures bâtiment
- Suivi des dysfonctionnements du bâtiment avec la régie de la Mairie
- Soutien dans l'organisation des évènements internes, ponctuels et permanents à la Maison de Bégon

Horaire :
- Pendant la période scolaire 14h-20h/21h
- Vacances scolaires: 9h-18h
Prise de poste au 1er septembre

Merci de transmettre une lettre de motivation en complément de votre CV

Experience: Débutant accepté - Expérience appréciée

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Gérer les stocks de fournitures de bureau,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Connaître le tissu associatif & institutionnel,Connaître caractéristiques public territoire,Maîtriser les outils bureautiques,Maîtriser logiciel billetterie,Savoir développer des outils facilitant fonct

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Anglais
• Permanence téléphonique