Les missions du poste
Missions:
En lien étroit avec le binôme, l'agent est en charge de:
- relations avec la Préfecture et les interlocuteurs extérieurs,
- gestion des courriers et parapheurs soumis à la signature à la direction,
- gestion des agenda et organisation de réunions,
- gestion en binôme des boîtes fonctionnelles DDT et Direction,
- préparation des dossiers de la direction pour les réunions importantes,
- participe aux Comités sociaux d'administration (CSA) et rédige les comptes rendus,
- ponctuellement, prise de note et rédaction de compte rendu de réunion en appui de la direction.
Liaison hiérarchique:
le poste est placé directement sous l'autorité de la directrice et de l'adjoint.
Le titulaire du poste travaille étroitement avec son binôme et le réseau des assistantes des services.
Le profil recherché
Compétences techniques:
- maîtrise des outils bureautiques et des logiciels pour assurer la fonction de communication
- maîtrise des processus et circuits de décision, compte-rendu
- maîtrise des outils de classement informatiques
Compétences transversales:
- rigueur, méthode
- autonomie
- savoir rendre-compte
- bonne expression écrite et orale
Compétences relationnelles:
- savoir accueillir, écouter et communiquer
- capacité d'adaptation indispensable (interlocuteurs et situations très divers)
- discrétion
Mode d'acquisition: tous modes nécessaires, formation et tutorat interne
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Classement des dossiers
- Capacité d'écoute
- Traitement du courrier
- Prise de note