Assistant du Directeur de Cabinet du Préfet H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:
- La gestion de l'agenda du directeur de cabinet (support électronique principalement)
- L'organisation de réunions (disponibilité des participants, confirmation des dates, lieu et objet des entrevues, réservation et préparation des salles)
- L'organisation des déplacements du directeur de cabinet
- La gestion des appels téléphoniques et la gestion de la messagerie
- La saisie de courriers, de notes et de rapports
- La participation à la constitution des dossiers du directeur de cabinet (relance des services, finalisation)
- La diffusion de messages, la circulation du courrier réservé, cabinet et parapheurs
- L'aide à la préparation des visites officielles (membre du Gouvernement, Président de la République...)
- Le soutien dans la gestion des réceptions à la résidence du préfet
- La gestion des centres de coût rattachés au préfet et au directeur de cabinet
- La mutualisation des tâches avec les autres membres du pool secrétariat du Préfet, du Directeur de cabinet et du Secrétaire Général afin d'assurer la continuité du service
- Exerce les missions d'assistant Chorus DT.

Vous travaillez en binôme sur l'ensemble de vos missions avec l'assistant(e) du Préfet

Votre environnement professionnel:
Activités du service
Placé sous l'autorité du Préfet et du Directeur de cabinet, le Cabinet est composé: de la Direction des Sécurités (avec le BOPSI, le SIDPC et le BPAS) et de la Direction de la représentation de l'État et de la communication interministérielle(DRECI) (avec le BRE et le BCIE).
- BOPSI: prévention de la délinquance, lutte contre la radicalisation et le séparatisme, lutte contre les discriminations, ordre public, gens du voyage, hospitalisations sous contrainte, réglementations relatives à la vidéoprotection, aux polices municipales, à l'aéronautique....
- SIDPC: sécurité et défense civiles, plans de prévention des risques, organisation des exercices, gestion des crises, sécurisation d'évènements, habilitations, contrôle des campings à risques, déminages, suivi des ERP....
- BPAS: réglementation relative aux débits de boissons, aux feux d'artifice, à la vidéo-protection, aux établissements recevant du public (ERP), aux manifestations sportives, aux armes, à sécurité routière...
- BRE: représentation et distinctions honorifiques (médailles...); relations publiques et déplacements officiels (protocole et organisation); organisation des manifestations relevant des activités du Préfet et des membres du Corps Préfectoral; biographie des élus; dossier territorial; analyse électorale et participation aux soirées électorales...
- BCIE: définition et mise en oeuvre de la politique de communication externe des services de l'État dans le département; définition et mise en oeuvre de la politique de communication interne de la préfecture et des sous-préfectures; relations avec les médias et demandes de presse; couverture médiatique des déplacements du Corps Préfectoral

Vos compétences principales mises en oeuvre :
Connaissances techniques
- avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise / requis
- connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise / à acquérir
- avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique / à acquérir

Savoir-faire
- savoir travailler en équipe / niveau pratique / requis
- savoir s'organiser / niveau maîtrise / requis

Savoir-être
- avoir le sens des relations humaines / niveau pratique / requis
- savoir s'adapter / niveau maîtrise / requis
- savoir s'exprimer oralement / niveau pratique / requis

Durée attendue sur le poste: 3 ans

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier