Assistant·e du Service Logement et Urbanisme H/F - 41

A) Secrétariat
- Gestion de l'agenda électronique de l'encadrement, prise de rendez-vous
- Organisation de réunions : invitations, inscriptions, préparation des dossiers, accueil physique
- Accueil physique et téléphonique. Cette mission inclut l'accueil, l'information et l'orientation des ménages pour les demandes d'aides auprès de l'Anah
- Saisie et/ou mise en forme de documents et mise à jour des chartes graphiques
- Gestion du courrier arrivée et départ, des mails, gestion des parapheurs, suivi des courriers signalés
- Suivi du temps de travail, congés du service
- Préparation des ordres de missions temporaires et la saisie sur Chorus
- Préparation des sorties de service avec le chef de service et son adjoint
- Gestion des fournitures

B) Gestion du BOP 135, engagements et paiements
En appui au chef d'unité financement du logement : suivi budgétaire, gestion comptable (engagement et paiement) via CHORUS
Une extraction détaillée des engagements et paiements de toutes les lignes du BOP sera réalisée au moins une fois par mois.

C) Appui aux activités métier
Enregistrement des dossiers de demandes d?autorisation ADS, préparation des dossiers papiers, suivi des autorisations tacites
En tant que de besoin, enregistrement et suivi des demandes d'autorisation de travaux accessibilité
Mise en signature et enregistrement des conventions APL, en lien avec le chargé du financement du logement social
Enregistrement et envoi des décisions attributives de subventions Anah.
Publication des actes administratifs au registre.

D) Référent communication, internet et intranet, et veille presse
Représentation du service dans les réunions interservices dédiées
Recueil en amont des besoins des unités et validation par le chef de service. Rend compte des réunions et des attendus pour le service et suit le déploiement des actions.
Proposition d'une arborescence ou des articles pour la mise à jour des sites intranet ou internet, en lien avec l'encadrement du service.
Appui des agents du service pour communiquer sur des événements ou des informations importantes.
Veille de la presse en lien avec les missions du service.

E) Référent Archives
Représente le service dans les réunions interservices animée par le référent archivage de la DDT. Rend compte des réunions et des attendus pour le service et suit le déploiement des actions.
Accompagnement et appui aux agents pour leur archivage. Communique les consignes et le mode opératoire. Le cas échéant, il peut être mobilisé lui-même pour l'archivage de dossier métier. Il procède aux enregistrements dans SIAM.