Agent d'Accueil Administratif - Villerbon H/F - Communes

En lien direct avec les administrés, l'agent est chargé de l'accueil physique et téléphonique au sein de la collectivité (renseigner le public, orienter les usagers...), de la gestion des tâches administratives courantes (gestion de l'agenda, du courrier, traitement de texte, prise de réservation, etc.) et de la gestion de dossiers spécifiques (état civil, urbanisme)

MISSIONS PRINCIPALES :
- Accueil du public
o Accueillir physique et téléphonique des usagers et gérer les demandes
o Gérer les affaires générales : attestations d'accueil pour les étrangers, recensement militaire, légalisation de signature
o Gérer le courrier et les mails
o Archivage
- Urbanisme :
o Informations du public, des notaires et des administrations en matière de règles d'urbanisme
o Recevoir et enregistrer les différentes demandes d'urbanisme (permis de construire, déclarations préalables, certificats d'urbanisme...
o Transmettre les demandes d'urbanisme aux services instructeurs (Agglopolys)
o Instruire les demandes de Cua, DP, DIA, DT/DICT, arrêtés de voirie
- Réservations de salles et de matériels :
o Etablir les contrats de location de salles
o Remise des clés
o Encaissement de la régie et émission des titres liés
- Etat civil :
o Etablir les actes d'état civil : naissances, reconnaissances, mariages, décès, pacs, parrainage
o Gérer les demandes d'actes d'état civil
o Cimetière : gestion des concessions (achats, renouvellements, reprises, travaux)
- Elections :
o Gérer les mouvements de la liste électorale : inscriptions, radiations et modifications
- Affaires scolaires :
o Gérer les inscriptions en lien avec le RPI

MISSIONS SPECIFIQUES / TEMPORAIRES
- Communication des événements communaux
- Accompagnement des temps périscolaires sur la pause méridienne : surveillance des enfants dans la cour ou dans le restaurant scolaire
- Recensement de la population

* Et toute mission en lien avec le cadre d'emploi

SAVOIRS :
- Statut, droits et devoirs du fonctionnaire
- Positionnement de l'employé communal dans l'environnement technique et les relations avec les administrés (image de la collectivité)
- Législation en vigueur en lien avec les domaines gérés
- Comptabilité publique
SAVOIR FAIRE :
- Utilisation des outils informatiques, logiciels métier, outils et techniques de communication
- Posture d'accueil des administrés
- Technique d'expression écrite et orale
- Gestion des conflits
- Gestion de l'urgence et de l'imprévu en adaptant son organisation de travail
SAVOIR ÊTRE :
- Sens de l'écoute et de l'observation
- Disponibilité et réactivité
- Esprit d'équipe et d'entraide
- autonomie
- Discrétion
- Rigueur
- Communication avec les collègues
- Rendre compte au supérieur hiérarchique

• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier