Secrétaire Administrative - CDD Temps Plein H/F - Groupement Cooperation Sociale et Medico

Nous sommes certifiés Cap'Handeo Services Autisme depuis mars 2022. Retenus par l'ARS Centre-Val-de-Loire pour la création d'une équipe mobile d'appui aux situations complexes (EMASC) actuellement en cours de déploiement.

Dans le cadre du fonctionnement du hub administratif et afin de renforcer l'appui aux équipes et aux cadres, nous recrutons un-e secrétaire en CDD jusqu'au 31 décembre 2026.
Le poste s'inscrit dans une organisation multi-services du secteur médico-social, avec des missions transversales clairement définies.

Missions principales:

Sous l'autorité d'un cadre de direction et en lien étroit avec les pilotes d'activité, la/le secrétaire assure les missions suivantes :

1 Accueil et secrétariat général
- Assurer l'accueil du public (physique, téléphonique et par messagerie électronique).
- Gérer le courrier entrant et sortant (boîtes aux lettres, courriers aux familles et partenaires).
- Participer à la gestion des panneaux d'affichage et de la signalétique.
- Mettre en forme des documents et supports administratifs courants.

2 Gestion administrative des usagers
- Assurer certaines tâches administratives liées aux dossiers usagers en appui des équipes (courriers, suivis spécifiques).
- Participer à l'annulation et à la réorganisation des rendez-vous (familles, transports, partenaires) en cas d'absence de - professionnels ou d'annulation de groupes.
- Contribuer à l'archivage des dossiers (informatique et papier).

3 Appui aux activités et aux services
- Participer au suivi administratif des transports (taxis, conventions, remboursements familles).
- Contribuer au suivi des partenaires extérieurs, notamment orthophonistes et associations.
- Assurer le suivi de la flotte de véhicules (contrôles techniques, entretien, réparations).
- Appuyer l'organisation logistique d'événements institutionnels (portes ouvertes, réunions, etc.).
- Participer aux liens administratifs avec certaines associations partenaires (réservations de salles, organisation de séances adaptées).

4 Qualité, organisation et fonctionnement transversal
- Contribuer à certaines démarches qualité portées par l'établissement (ex. certification, QVCT - DUERP).
- Participer à la mise à jour de certains outils de suivi ou plateformes administratives.
- Travailler en articulation avec les cadres et les autres membres du hub administratif, dans une logique de coopération et de continuité de service.

Profil recherché :
BTS ou expérience significative en secrétariat / assistanat administratif, idéalement dans le secteur médico-social ou sanitaire.
Maîtrise des outils bureautiques et numériques (traitement de texte, messagerie, outils collaboratifs).

Rémunération : selon convention collective 66 en vigueur et expérience

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Sens du service,Travail en équipe,Sens des priorités,Confidentialité,Rigueur,Organisation,Communication

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Accueil ou accompagnement sans hébergement d'adultes handicapés ou de personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier