Assistant de Direction de DGA - Blois H/F - 41

Assistant de direction de DGA

Assistant de direction :
Assurer le secrétariat de la DGA "Qualité de Vie des Habitants"
- Préparer les réunions et rendez-vous de la DGA
- Assister à certaines réunions et établir les relevés
- Gérer l'accueil physique et téléphonique de la DGA
- Renseigner et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Assurer la communication montante et descendante entre la direction et les différentes directions et services du Pôle QVH (8 directions Ville et Agglo + 1 cellule administration générale)
- Etre le relais administratif avec les Cabinets Ville et Agglo, les DGS et les autres Pôles des 3 collectivités, le secrétariat des Elus et la DRH
- Aider et préparer à la mise en ½uvre de projets
- Réaliser des travaux de mise en forme bureautique (courriers, mails, notes, présentations...)
- Assurer le classement et l'archivage de la Direction (physique et dématérialisé)

Référent.e administrative du Pôle :
- Planifier, assister aux réunions de directions mensuelles du Pôle et en rédiger les comptes-rendus
- Assister l'organisation et l'instruction des commissions municipale Qualité de Vie des Habitants et communautaire Culture, Loisirs, Sports, en lien avec le.la chargé.e d'administration du Pôle
- Organiser et suivre le travail annuel sur les entretiens annuels d'évaluations professionnelles au niveau du Pôle et établir le tableau des avancements de grade et promotions internes pour le Pôle
- Etre garant.e des délais dans la production et l'envoi des documents pour les instances (CODIR, BMA, Majorité, instances RH...)
- Etre référent.e des logiciels métiers pour la DGA: logiciel de courrier Maarch et assurer le suivi des courriers dématérialisés; outil de visioconférence GoToMeeting (habilitation à l'ouverture des salles visio)
- Assurer le suivi du courrier interne (parapheurs, documents à la signature du DGA...)

Gestion de projets
- Animer le réseau des assistant.es du Pôle Qualité de Vie des Habitants
- Contribuer et coordonner l'organisation des séminaires annuels des cadres du Pôle Qualité de Vie des Habitants
- Contribuer à des groupes de travail
- Participer aux différents groupes de travail liés au Projet d'Administration Convergences